Cobranza

Fig. 4.1 Módulo Cobranza

Dentro de este módulo podrá llevar un control de las facturas que tiene pendientes que le paguen o que se manejen a crédito, además de poder registrar el pago de estas. También podrá llevar el historial de pagos que le han realizado sus clientes de las facturas que maneja a crédito en la opción de Reporte de Pagos.

Menú

Facturas Sin Cobrar

En esta sección usted puede verificar los adeudos de sus Clientes llevando un control de las Facturas que aún no le han sido pagadas o en su defecto consultar la cantidad que se adeuda de la misma. Este control usted lo puede llevar desde que crea una Nueva Factura ya que en el apartado de Estatus de la Factura usted puede clasificarla como Factura Pagada o Factura por Pagar, en ésta última con la opción de poner alguna cantidad a cuenta de la misma si es que ya recibió una parte del pago.

Al ingresar al apartado de Facturas sin Pagar usted podrá visualizar una pantalla muy similar a la de Consulta de Facturas (Fig. 4.1.1) porque en esta sección usted tiene también la opción de realizar una búsqueda de acuerdo a los mismos criterios:

Por Fecha
Por Cliente
Por Serie
Por Folio

También en este reporte podrá visualizar algunos registros en color rojo, estos indican que la fecha de pago ha vencido, y en la columna días se muestra en números negativos los días que pasaron después de la fecha de vencimiento.

Fig. 4.1.1 Facturas sin Pagar

Visualizar Factura Sin Cobrar

Para visualizar una Factura antes de pagarla es necesario dar un clic sobre el icono de la lupa que se encuentra del lado izquierdo(Fig. 4.1.2), inmediatamente le abrirá la factura para que pueda asegurarse que es la factura correcta a pagar.

Fig. 4.1.2 Pago de Factura

Registro de Cobro

Si desea registrar el pago de una factura es necesario dar un clic sobre el icono del lápiz color verde que se encuentra del lado izquierdo (Fig. 4.1.3), para que aparezca una nueva ventana donde ingresara el Método de Pago y la Fecha, y posteriormente pulsar el botón Guardar, para que se realice el pago de la factura.

Fig. 4.1.3 Pago de Factura

El campo Total es la cantidad por la que se hizo la factura, en el campo Pagado se muestra la cantidad que se ha dado a cuenta de la factura, el campo Deuda muestra la cantidad actual que se adeuda de la factura. Además de llevar el control del adeudo de la Factura, el sistema le permite ingresar metodo de pago. Los metodos de pago que requieren que se ingresen los últimos 4 dígitos de la cuenta del cliente son: Cheque, Transferencia u OTRO . Finalmente en esta misma ventana puede indicar la fecha en la que se realizó el pago, por default aparecerá la fecha actual en este campo. Para guardar su información solo haga clic en el botón

Agregar un pago a varias facturas

La opción de registro de pago se actualizó, ahora puede agregar varias facturas a un pago, por ejemplo si su cliente debe 3 facturas que suman un total de $12 000.00 y su cliente le paga $10 000.00, el pago cubre 2 facturas y parte de la tercera, quedando un adeudo de $2000.00 de la última factura.

A continuación el proceso:

Para agregar más de una factura al pago, de un clic sobre el botón Agregar factura, posteriormente se mostrará una ventana con todas las facturas pendientes de pago de este cliente, selecciona la casilla de las facturas que vaya a agregar y posteriormente da clic en el botón de agregar facturas.

Pago de Factura(s)

Facturas Pendientes del Cliente

Pago de Factura(s)

En la parte derecha de cada registro se muestra un icono en color rojo que servirá para borrar el registro de una factura. Para terminar con el proceso de registro de pago de un clic en el botón y se registrará el pago de la(s) factura(s) seleccionada(s).

Cambiar el monto a pagar

Al agregar varias facturas al momento de registrar el cobro, ahora es posible cambiar el monto a pagar por factura dando doble clic en la que se desee modificar el monto, la suma total de las cantidades debe de ser igual a la cantidad del campo de pago.

Modificar Monto a Pagar

Registro de pago de factura emitida en dolares, con pago recibido en pesos

Para registrar un pago recibido en pesos de una factura que se emitió en dólares, en el campo de PAGO se debe registrar el monto pagado en pesos, en el campo MONEDA se registra MXN que es la moneda con la que se pagó. En el campo MONEDA ORIGINAL se queda registrada la moneda de la factura USD.

Para registrar el TIPO DE CAMBIO se debe colocar el equivalente del PESO MXN a la moneda del USD. El proceso es el siguiente:

Calcular el tipo de cambio con el que se pagó la factura, esto se hace dividiendo el importe en DÓLARES entre el importe pagado en PESOS, por ejemplo $1256.00 (USD) entre $25124.90 (PESOS) = 0.0499902487 y este será el dato que se colocara en el campo TIPO DE CAMBIO.

En el campo FECHA de pago se colocará el día que le pagaron utilizando el icono del calendario. Por último se colocará la forma que le pagaron en el campo FORMA DE PAGO.

Fig.Tipo de cambio

Modificar la Fecha de Vencimiento

En el reporte de Facturas sin Pagar se encuentra la fecha de vencimiento, este campo lo puede editar, dando doble clic sobre la celda de la fecha de vencimiento que desea modificar, al hacerlo se habilitara el icono del calendario para elegir una nueva fecha.

Fig. 4.1.4 Cambiar fecha de vencimiento

Menú

Complemento Pagos

El complemento de pago aplica en las facturas donde se utilizó la opción PPD - Pago en Parcialidades o diferido de lo contrario no podrá aplicar un complemento de pago, ya que la opción PUE - Pago en una sola exhibición se utiliza cuando el pago fue de contado.

Para realizar el complemento de pago, ingrese a la carpeta Cobranza y de un clic sobre la opción Complemento de pagos, se mostrará un reporte como el que se muestra a continuación, donde se mostrarán solo las facturas a las que les fue aplicado un cobro desde la opción Facturas Sin Cobrar o cuando utilizo la opción CFDI Pagado al momento de realizar su factura y con el método de pago PPD - Pago en Parcialidades o diferido:

Fig. Complemento de Pago

El botón verde con el signo es para generar el complemento de pago donde al dar clic se mostrará una ventana como la que se muestra a continuación:

CAMPOS OBLIGATORIOS

Fig. Complemento de Pago

REGIMEN FISCAL: Se debe registrar la clave del régimen fiscal del contribuyente emisor bajo el cual se esta emitiendo el comprobante.

FORMA DE PAGO: Se debe registrar la clave correspondiente a la forma en que se recibió el pago, conforme al catálogo formas de pago publicado en el Portal de Internet del SAT, la cual debe ser simpre distinta a la clave 99 (Por definir).

Pago: En este nodo se debe expresar la información de la recepción de cada pago recibido. Si el pago se recibió con diferentes formas de pago, se debe incorporar este nodo por cada forma de pago.

FECHA DE PAGO: Se debe registrar la fecha y hora en la que el beneficiario recibe el pago. Se expresa en la forma aaaa-mm-ddThh:mm:ss, de acuerdo con la especificación ISO 8601. En caso de no contar con la hora se debe registrar 12:00:00. Tipo de cambio: Se debe registrar el tipo de cambio de la moneda a la fecha en que se recibió el pago, cuando el campo MonedaP sea diferente a MXN (Peso Mexicano), en este caso el valor de este campo debe reflejar el número de pesos mexicanos que equivalen a una unidad de la divisa señalada en el campo MonedaP.

NUMERO DE OPERACION: Se puede registrar el número de cheque, número de autorización, número de referencia, clave de rastreo en caso de ser SPEI, línea de captura o algún número de referencia o identificación análogo que permita identificar la operación correspondiente al pago efectuado. Puede conformarse desde 1 hasta 100 caracteres. Ejemplo: En el caso de que se pague con cheque se debe registrar el número de cheque que se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de dicho documento. NumOperacion= 0000051 Ejemplo: En el caso de que se pague en efectivo se debe registrar algún número que el contribuyente determine como referencia para identificar la operación para control interno del comprobante. NumOperacion= 01

RFC CUENTA ORDENANTE: Se puede registrar la clave del RFC de la entidad emisora de la cuenta origen, es decir, la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc., en caso de ser residente en el extranjero se debe registrar la clave en el RFC genérica XEXX010101000, en caso de que éste no se utilice, la clave en el RFC que se registre debe estar en la lista de claves en el RFC inscritas en el SAT. Considerar las reglas de obligatoriedad de acuerdo con la columna RFC del Emisor de la cuenta ordenante del catálogo c_FormaPago publicado en el Portal del SAT. Ejemplo: En el caso de que la entidad emisora de la cuenta ordenante sea una entidad extranjera el RFC debe contener la clave en el RFC genérica extranjera. RfcEmisorCtaOrd= XEXX010101000 Ejemplo: En el caso de que el emisor no sea una entidad extranjera este campo debe contener una longitud de 12 posiciones. RfcEmisorCtaOrd= MES420823153

NOMBRE CUENTA ORDENANTE: Se puede registrar el nombre del banco ordenante, es requerido en caso de ser extranjero, considerar las reglas de obligatoriedad de acuerdo con la columna Nombre del Banco emisor de la cuenta ordenante en caso de extranjero del catálogo c_FormaPago publicado en el Portal del SAT. Puede conformarse desde 1 hasta 300 caracteres. Ejemplo: NomBancoOrdExt= BANK OF TOKY.

CUENTA ORDENANTE: Se puede registrar el número de la cuenta con la que se realizó el pago, considerar las reglas de obligatoriedad de acuerdo con la columna Cuenta Ordenante del catálogo c_FormaPago publicado en el Portal del SAT. Puede conformarse desde 10 hasta 50 caracteres. Ejemplo: CtaOrdenante= 123456789101112131

RFC CUENTA BENEFICIARIA: Se puede registrar la clave en el RFC de la entidad operadora de la cuenta destino, es decir, la operadora, el banco, la institución financiera, emisor de monedero electrónico, etc. Considerar las reglas de obligatoriedad de acuerdo con la columna RFC del Emisor Cuenta del beneficiario del catálogo c_FormaPago publicado en el Portal del SAT. Ejemplo: En el caso de que la entidad operadora de la cuenta destino al ser una persona moral la clave en el RFC debe contener una longitud de 12 posiciones. Persona moral: RfcEmisorCtaOrd= MES420823153.

CUENTA BENEFICIARIA: Se puede registrar el número de cuenta en donde se recibió el pago. Considerar las reglas de obligatoriedad de acuerdo con la columna Cuenta de Benenficiario del catálogo c_FormaPago publicado en el Portal del SAT. Puede conformarse desde 10 hasta 50 caracteres. Ejemplo: CtaBeneficiario = 123456789101114558

Después de haber llenado los campos necesarios de clic en el botón que viene en la parte inferior izquierda

Una vez que se ha realizado el timbrado de su complemento de pago, el registro de su cobro tendrá un icono de una hoja con una flecha roja apuntando hacia abajo , al dar clic sobre ella se abrirá el resumen de su complemento donde podrá imprimir el documento y enviarlo por correo electrónico.

Fig. Complemento de Pago

Facturas relacionadas con el cobro

Del lado izquierdo de cada registro de cobro se muestra el icono de una lupa, este tiene la función de mostrar la(s) factura(s) relacionada(s) con el cobro, ya que un cobro puede estar relacionado con 1 o muchas facturas, como se muestra a continuación. Esta acción se explica en Agregar un cobro con varias Facturas

Fig. Información de Cobro

Cancelar Complemento de Pago

Para cancelar un complemento de pago, ingresa a la carpeta de cobranza y da clic en Complemento de pagos. Posteriormente da clic en el icono de la equis del complemento que desea cancelar, la ley marca que debe de cancelar y sustituir por el comprobante correcto. Relacionar este UUID que va a cancelar y poner el tipo de CFDI con el valor 04-sutitución de los CFDIS previos, o de clic en el icono que de la equis con una palomita y se relacionará automaticamente el complemento que va a cancelar con el que lo va a sustituir.

Si al emitir un complemento de pago tiene algún error en el campo del RFC o en el importe, primero lo tendrá que cancelar dando clic en el icono de la equis, se mostrará una ventana en donde tiene que poner el motivo de la cancelación y después da clic en el botón de cancelar. Posteriormente da clic en el icono de la equis con la palomita del complemento cancelado para relacionarlo y sustituirlo por el complemento con los datos correctos.

Fig. Consulta Complemento de Pagos

Fig. Cancelar Complemento

Al momento de crear el complemento de pago se agrega en la parte inferior el combobox que dice ¿Relacionar CFDI's por sustitución? al dar clic aparece otro cuadro, donde aparecerá dos botones, relacionar CFDI, en el cual le arrojará un buscador para poder elegir que CFDI relacionar. Los CFDI que aparecen en el buscador solo son los que se han cancelado, y el otro botón es para agregar manualmente.

Fig. Relacionar CFDI

CFDIs Pagos

Para consultar los complementos de pago realizados, ingrese a la opción CFDIs Pagos y nos mostrará en pantalla los complementos que se han realizado en el sistema, donde si requiere ver la información completa del complemento de clic sobre el icono para abrir la vista general del complemento.

Fig. CFDIs Pagos

Fig. Vista general Recibo Electrónico Pago(REP)

Consultar acuse de cancelación

Fig. Acuse de Cancelación

Descargar archivo XML

Consultar PDF REP

Enviar por correo electrónico REP

Reporte de Cobros

Acceso: Cuentas X Cobrar -> Reporte de Cobros

En esta sección usted podrá hacer un reporte de las facturas que han sido pagadas o de la cantidad que se ha abonado a la misma, usted puede crear su propio reporte usando los campos de texto que se encuentran en la parte superior, puede consultar las facturas pagadas entre un Rango de Fechas, Serie, Folio, Razón social o RFC.

Al ingresar al reporte de pagos usted podrá visualizar una pantalla como la que se muestra en la Fig. 4.2.1. En este reporte aparecen todas las facturas que han sido pagadas o de las que se ha abonado alguna cantidad.

En la primera columna se muestra el ID que asigna el sistema al pago, la segunda y tercer columna muestra la Serie y el Folio de la factura, también podrá visualizar el RFC y Razón social de la factura que se está pagando, por último visualizará la Fecha en que se realizó el pago, el tipo de pago (EFECTIVO, CHEQUE, TRANSFERENCIA, ETC.) y el pago que se realizó.

Fig. 4.2.1 Reporte de Pago de Facturas

En caso de haber relacionado un pago con varias facturas, podrá ver el detalle de las facturas que cubre el pago dando clic en el icono de la lupa que se muestra del lado izquierdo de la columna ID.

Fig. 4.2.2 Facturas relacionadas con un pago

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Buscador

Buscar por Fecha

SIF permite hacer un reporte mediante una búsqueda por Rango de Fechas (Fig. 4.2.3), al hacer clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de los campos de fecha, se desplegará un calendario en donde usted puede elegir las fechas de las que desea visualizar la información. En el primer campo se debe especificar una fecha inicial y el segundo campo la fecha final, se debe tener en cuenta que la fecha que considera el sistema en esta sección, es la fecha en la que fue pagada la factura, mas no la fecha en la que se emitió la misma. Para realizar la búsqueda haga clic sobre el botón .

Fig. 4.2.3 Buscar Pagos por Fecha

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Buscar por Cliente

La factura puede ser buscada por el nombre del Cliente, no es necesario escribir todo el nombre pero entre mas completo sea el dato el sistema le proporcionará registros más exactos, si escribe una parte del nombre el sistema le mostrá todos los registros que coincidan con las palabras clave que usted escribió. Ya que se han escrito los criterios de búsqueda haga clic sobre el botón

Fig. 4.2.4 Buscar Pagos por Cliente

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Borrar Registro

El sistema le permite borrar el registro de un pago, para realizar el borrado, dé un clic sobre el botón de la equis en color rojo que se muestra del lado derecho del registro de pago, posteriormente se mostrara una ventana notificándole que eliminara el pago de su cliente, seleccione el botón para confirmar que desea eliminar el pago.

Fig. 4.2.5 Borrar Registro

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Exportar Reporte a Excel

Dentro del reporte de pagos se encuentra la opción de , esta opción se encuentra en la parte inferior izquierda de su reporte. La exportación a Excel la podrá realizar a partir de los criterios de búsqueda: Fecha Inicial y Final, Serie, Folio, Razón Social o RFC.

Fig. 4.2.6 Exportar a Excel

El documento de Excel que obtendrá le mostrará el ID del pago, RFC, Razon Social, Fecha del Pago, Tipo de Pago, No. de cuenta, No de póliza, Folio, Cantidad, el Pago realizado. Si un pago está relacionado con varias facturas se mostraran los folios en la parte de abajo del registro junto con los totales de cada factura. Fig. 4.2.7

Fig. 4.2.7 Reporte de Pagos Excel

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Concentrado de Cobros

En esta sección usted puede consultar todo lo que ha comprado un cliente desde sus inicios o incluso puede hacer un reporte que solo contemple cierto periodo de tiempo. Al igual que en la sección anterior, en esta usted puede crear sus propios reportes a partir de la Fecha Inicial y Final, Serie, Razón social o RFC. La información que el sistema le mostrará en este apartado es la Razón Social de Cliente, RFC, la suma del IVA de todo lo que ha adquirido, suma de los Subtotales y suma de los Totales de todas sus compras (Fig. 4.3.1).

Fig. 4.3.1 Concentrado de Cobros

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