Gastos y Entradas

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Fig. 5.1 Módulo Cuentas X Cobrar

En este módulo podrá llevar el control de las Entradas de Productos que adquiere de sus proveedores, con la opción de afectar su inventario registrado en el sistema o no afectarlo. Las Entradas que se registren dentro del sistema las podrá consultar dentro de la opción Consulta Entradas. También contará con la opción de Gráfica de Egresos, donde verá estos datos por mes.


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Agregar Entrada

Acceso: Clic en Gastos y Entradas-> Clic en Agregar Entrada
Agrega un entrada al inventario de lo que compra a sus proveedores mediante facturas, la entrada de producto nuevo o incremento de producto se ve reflejado incrementado en inventario.
Agregar Entrada llega a tener un parecido en funcionalidad y apariencia a la creación de un factura, con la diferencia que es la creación de factura por las compras o entradas de productos que adquiere. Al momento que acceda a esta la pantalla que se muestra a continuación es donde trabajara al momento de agregar una nueva entrada.


Pantalla Agregar Entrada

Para su mejor comprensión de como usar esta sección le explicaremos los tres paso para agregar un a entrada, así como aclarar las funcionalidades de todos y cada uno de los componentes que conforman esta sección.

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Folio y Fecha

Folio y fecha es un apartado en el cual usted podrá crear un folio de creación de entrada, expliquemos como crear el folio.
Dirigirse al apartado de Folio y Fecha (Fig. 5.1.2)


Fig. 5.1.2 Pantalla Agregar Entrada

Para agregar el folio solo haga clic en botón Botón Agregar Folio de inmediato mostrara una pequeña ventana en la cual se define el numero de folio que llevara agregar entrada (Fig. 5.1.3).

Fig. 5.1.3 Ventana Agregar Entrada

Después de teclear el folio haga clic en el botón Botón Agregar Folio, así se concluye con la asignación de folio y podrá notarlo de inmediato.
También existe un botón para definir la fecha, por default marca la fecha con la que esta configurada su maquina, pero aquí puede cambiar la fecha si lo desea, hace un clic en el botón Botón Cambiar Fecha de igual forma que en folio, se muestra una ventana (Fig. 5.1.4) donde definirá la fecha ya sea tecleando la fecha por dd/mm/aa o seleccionando algún día desde un pequeño calendario interactivo.


Fig. 5.1.4 Ventana Cambiar Fecha

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Datos Proveedores

Este apartado tiene la funcionalidad de agregar a un proveedor en la factura mostrando todo sus datos (Fig 5.1.5).


Fig. 5.1.5 Datos Proveedor


Para agregar un proveedor basta con hacer clic en el botón Botón para agregar proveedor, enseguida se mostrara una pantalla (Fig. 5.1.6), en la cual usted consultara los datos del proveedor para colarlo en la factura.


Fig. 5.1.6 Datos proveedor llenado


Esta búsqueda se hace por medio del nombre completo, exactamente igual al que escribió al momento de darlo de alta o en su defecto puede hacer la búsqueda por RFC para que el sistema le arroje el resultado deseado (Fig. 5.1.7).


Fig. 5.1.7 Datos proveedor llenado

En la imagen nos muestra un ejemplo de como buscar al proveedor por su RFC, sin embargo el RFC esta escrito de forma peculiar, entre mayúsculas y minúsculas y aun así nos muestra el registro que esperamos a pesar de que el RFC contiene entre números y letras, pero las letras están en mayúsculas, esto se debe a que el sistema no hace diferencia entre minúsculas y mayúsculas a la hora de consultar al proveedor.
Finalmente para terminar este paso de agregar datos del proveedor solo haga doble clic sobre el registro consultado del proveedor, después de hacer esto usted podrá notar que el registro se plasma en el sector de Datos Proveedor vera los espacios de Nombre Comercial, Razón Social, RFC, Domicilio Fiscal, Teléfono(s), con los datos correspondientes al proveedor seleccionado (Fig. 5.1.8).


Fig. 5.1.8 Datos proveedor llenado

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Conceptos

En este apartado es donde usted podrá capturar la información de los productos o servicios por los que se esta haciendo la factura (Fig. 5.1.9), puede capturar tantos datos como sean necesarios.


Fig. 5.1.9 Conceptos

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Agregar Concepto

Si desea agregar un concepto nuevo a su factura, debe hacer un clic sobre el botón Botón para agregar un nuevo concepto el cual despliga una ventana que le permite capturar los datos del producto o servicio (Fig. 5.1.8), los campos que aparecen en color rojo el sistema los marca como datos requeridos, es decir que se debe poner forzosamente un valor, de lo contrario el sistema no permitirá almacenar la información ya que es obligatorio que aparezcan en la factura, el resto de los campos son opcionales.


Archivo:Agrega-concepto.png
Fig. 5.1.8 Agregar Concepto


La Cantidad es el número de productos por los que se hará la factura (Fig. 5.1..9). La Unidad se puede escribir directamente, aunque si ya la ha escrito antes el sistema ya la habrá aprendido y si usted escribe indicios de la palabra se desplegará como opción para elegir. El campo IDProducto aparece bloqueado porque es un número que el sistema le asignará cuando sea creado el registro. La Clave es una opción para que usted pueda llevar un control interno de sus productos, si así lo desea o lo requiere. La Descripción que puede ser llamada también Impuesto o Partida es donde van las especificaciones del producto o servicio. En la Nota de Partida usted puede poner una descripción o especificación adicional del producto. El Importe el sistema lo calcula en automático de acuerdo a la Cantidad de productos que se especifiquen y al Precio Unitario. El IEPS (Impuesto Especial de Productos y Servicios) es un dato opcional. Las últimas dos opciones Causa IVA y Causa IVA Retenido puede seleccionarlas o no dependiendo del producto y sus necesidades, éstas opciones aparecen seleccionadas por default.


Fig. 5.1.9 Llenado de Agregar Concepto

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Producto Preestablecido

Se pueden agregar conceptos que se hayan utilizado anteriormente en otras facturas o que hayan sido dados de alta anteriormente. Al hacer clic sobre el botón Botón para agregar un Producto Existente se despliega una ventana (Fig. 5.1.10) que permite buscar el producto deseado. Si usted escribe palabras clave en el recuadro de la esquina superior izquierda y hace un clic en el botón Boton-buscar-cliente.png el sistema le mostrará las datos que coinciden con la Clave o la Descripción del producto.


Fig. 5.1.10 Buscar Concepto Preestablecido


Al identificar el concepto deseado y hacer un clic sobre este registro, se despliega la ventana ventana de Agregar Concepto (Fig. 5.1.11) pero ya con los datos del registro que se ha elegido, esto con el fin de que usted pueda modificar la información del concepto si así lo desea y especificar la cantidad porque este dato aparece en cero. Al terminar la modificación del concepto haga clic sobre el botón Botón para Actualizar el Concepto para que éste se agregue a la factura.

Fig. 5.1.11 Modificar un concepto Existente


Una vez que se han terminado de agregar los conceptos a la factura usted podrá visualizar todos los productos que se han dado de alta (Fig. 5.1.12), los datos que aparecen aquí son los que el sistema marca como obligatorios cuando se agregan los conceptos, además de la clave si es que esta fue especificada.


Fig. 5.1.12 Captura de Conceptos

En caso de que llegara a equivocarse en algún registro que consultara al momento de ponerlos en la tabla conceptos usted puede borrar ese registro de conceptos de manera muy sencilla, solo basta que haga doble clic en el registro de inmediato se borrara, posteriormente agregara otro o el mismo solo que ya con las correcciones que usted haga al concepto.

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Pago y Cálculos

Después de haber agregado conceptos se debe hacer un calculo de todo lo que vamos a pagar por los productos que adquirimos y es importante saber si va hacer a crédito o en pago inmediato, así como el tipo de pago que se hará al proveedor, estas son los siguientes sectores que necesita saber.

Fig. 5.1.13 Forma de pago
Fig. 5.1.14 Calculo

El primero es pago, es sencillo de deducir de que se trata este sector de agregar entrada, aquí solo se muestran opciones del estado de la factura, si es paga o esta por pagarse, usted seleccionara una de las dos opciones antes mencionadas. Enseguida existe las opciones de pago, constan de tres formas de pago en efectivo, cheque o transferencia, debe seleccionar un de las tres.

El segundo es cálculos, se refiere al importe que se debe pagar al proveedor por los productos adquiridos se divide por un SubTotal, IVA, IVA Retenido, ISR Retenido y por ultimo el Total, recuerde que estos cálculos el sistema se encarga de hacerlo en automático.

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Agregar Indirecto

Fig. 5.1.15

En esta parte de agregar entrada, usted encontrara un botón donde pide agregar indirecto Botón agregar indirecto debe hacer clic en el botón para que vea la siguiente ventana (Fig. 5.1.16), en ella llenara el único espacio para indirectos y finalmente presione el botón Botón agregar indirecto para agregarlo en la parte que corresponde. Las siguientes partes son importe con letra y nota, importe con letra, básicamente es el total de la entrada de productos comprados descrito en letra.

Fig. 5.1.16 Agregar Indirecto

Finalmente para terminar con el proceso de agregar entrada después de haber llenado los campos necesarios para el registro, debe hacer clic en el botón Botón Agregar Entrada, con esto ya tiene registrada la entrada y se dará cuenta después que el sistema le confirme con un mensaje (Fig. 5.1.17) para seguir trabajando con el sistema solo haga un clic en el botón OK.

Fig. 5.1.17 Agregara Entrada Confirmada

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Entradas CFDI

Dentro de este reporte se visualizarán las facturas que registre de sus proveedores desde la opción CFDI Entrante, además podrá visualizar el estatus de la factura, si está Pagada o se encuentra en Deuda. Para realizar el registro del pago ingrese a CFDIS Sin Pagar.

Entradas CFDI

Para visualizar los conceptos de la factura, de clic sobre el botón Lupa que se muestra del lado izquierdo de cada registro de factura, se abrira una nueva pestaña dentro del sistema donde se ve a detalle los datos de la factura.

Factura Proveedor

En caso de necesitar eliminar la factura de clic sobre el botón Eliminar Factura que se muestra del lado derecho, se mostrará una ventana para confirmar la eliminación de la factura. Al eliminarla esta se guardara en CFDI Papelera

Confirmar la eliminación de la Factura

Entradas Manuales

Acceso: Clic en Gastos y Entradas -> Clic en Consulta Entrada

Aquí usted puede buscar la entrada de facturas (Fig. 5.2.1), en la parte superior se ubica los campos de búsqueda de la factura: Fecha inicial y Fecha final, Folio, Serie y la Razon social del cliente.

Fig. 5.2.1 Consulta de Entradas


Para ver una factura solo basta con hacer clic en el icono de la lupa VerEntrada, enseguida se muestra una vista previa de la factura con las opciones de Imprimir entrada, Imprimir cheque, Pagar Factura. Fig. 5.2.2


Fig. 5.2.2 Vista Previa Factura


La imagen (Fig. 5.2.2) muestra lo que es la vista previa de la factura consultada con todos los datos de la compra al proveedor, detallando desde el folio de la factura, los conceptos que fueron
Fig. 5.2.3 Icono para imprimir la Factura
adquiridos y el importe, así como el total de la adquisición, aqui mismo en la vista previa existen dos iconos para la impresión de cheques y de factura (Fig. 5.2.3).

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Cancelar Entrada

Dentro de las opciones que tiene disponibles al entrar a Consulta de Entradas, puede cancelar entradas. La cancelación de alguna la puede realizar pulsando el icono Cancelar entrada y aparecerá una ventana con el siguiente mensaje Fig. 5.2.4, donde escribirá el motivo por el cual esta cancelando esa factura.

Fig. 5.2.4 Cancelar entrada

Gráfica Egresos

En esta sección, podrá visualizar los Egresos que se han tenido durante los meses de Enero a Diciembre del año consultado, puede cambiar el año de consulta, dando clic sobre el menú desplegable que aparece del lado derecho y después dar un clic sobre el botón Generar. (Fig. 5.3.1)

Fig. 5.3.1 Gráfica Egresos