Almacén

Fig. 8.1 Modulo Almacén

Almacén es el ultimo modulo de SIF, aquí usted podrá encontrar las siguientes opciones Agregar Productos, Consulta Producto, Cambiar Producto, Agregar Producto,Consulta Entrada y Log Inventario, para tener acceso a las opciones basta con hacer clic sobre el botón y se desplegarán el contenido de secciones antes mencionadas (Fig. 8.1)

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Agregar Productos

Acceso: Clic en Almacén -> Clic en Agregar Productos

En esta sección usted agregara nuevos productos al sistema, para después agregarlos a las facturas.
La imagen (Fig.8.1.1) es el formulario que usted tendrá que llenar los espacios requeridos al momento de agregar un producto al sistema (Fig. 8.1.2).

Fig. 8.1.1 Agregar productos

Fig. 8.1.2 Llenar formulario Agregar productos

Al termino de registrar todos los datos en el formulario usted hará un clic en el botón , guardando el registro nuevo en la base de datos del sistema, usted vera al finalizar un mensaje de que el registro fue almacenado satisfactoriamente (Fig. 8.1.5), al momento que se muestra el mensaje usted debe hacer clic en el botón para después usted regrese a la pantalla de inicio del sistema SIF.

Fig. 8.1.4 Formulario llenado

Fig. 8.1.5 Mensaje de notificación

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Consulta Producto

Acceso: Clic en Almacén -> Consulta Producto

La consulta de productos que fueron ingresados anteriormente, se pueden hacer de dos formas que el sistema ofrece, la forma de consultar un producto es mediante su nombre completo tal y como fue dado de alta en Agregar Productos, y la segunda forma es la de teclear la clave completa para que haga la búsqueda correspondiente del producto.

Consulta por nombre completo del producto registrado (Fig. 8.2.1).

Fig. 8.2.1 Consulta de producto por nombre

Consulta de producto por clave (Fig. 8.2.2).

Fig. 8.2.2 Consulta de producto por clave

En la búsqueda del producto por nombre o clave, el sistema no distingue entre minúsculas o mayúsculas, es así que no debe preocuparse si lo que teclea esta en minúscula o mayúscula (Fig. 8.2.3).

Fig. 8.2.3 Consulta de producto sin distinción entre minúsculas o mayúsculas

Sin embargo si usted teclea porción de texto o un numero cualquiera, sea al momento de buscar, el sistema tomara ese dato y comenzara a comparar entre todos lo registros de la base de datos de producto, seleccionara y le mostrara cada producto que coincida con lo que usted escriba, ya sea que esa porción de lo que escribió coincida con la clave o el nombre de algún o algunos de los productos, incluso podrá ver una lista extensa de los productos que tengan coincidencia al momento de consultar(Fig. 8.2.4).

Fig. 8.2.4 Consulta de producto

En caso de que llegue a teclear una sola letra o un solo numero (Fig. 8.2.5); cualquiera que sea el caso, el sistema buscara todas la coincidencias posibles en la base de datos, lo que usted ha tecleado la búsqueda hará un comparación en sus claves o nombre de todo y cada uno de los productos registrados y finalmente mostrando en la tabla un listado de ellos.

Fig. 8.2.5 Consulta de producto

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Exportar a Excel

Aquí mismo en consulta de Producto, usted tiene la opción de poder exportar todo lo que usted ha consultado a un archivo de Microsoft Excel, esto lo podrá encontrar, si se dirige a la parte inferior de la tabla de consulta, exactamente en la barra de herramientas encontrara un icono de Microsoft Excel, basta con que usted haga un clic en el botón o icono y de inmediato le descargara un archivo Excel con todo el contenido de su consulta de productos (Fig. 8.2.6).

Si usted esta trabajando en un sistema operativo XP instalado en su maquina, la apariencia de descarga sera la siguiente:

Fig. 8.2.6 Exportar Reporte de Facturas a Excel

.

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Imprime Reporte

Existe una opción para imprimir un reporte de la consulta realizada de productos, esta opción la encontrara en la parte inferior de la tabla de consultas, se identifica por un icono de impresora, sobre él hace un clic y de inmediato le abrirá otra pestaña en su navegado, usted tendrá una vista previa de todos los datos de la consulta, que fueron cargados en un archivo PDF.
Para imprimir el reporte o PDF, basta con que haga un clic en el pequeño icono .

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Cambia Producto

Acceso: Clic en Almacén -> Cambiar Producto Esta sección funciona para cambiar un producto registrado (Fig. 8.3.1), la opción de búsqueda es la misma que en la que comentamos en consulta de producto, se hace la búsqueda tecleando el nombre del producto o la clave del mismo, se muestra en la tabla la consulta del producto que desea modificar, para lograr esto solo basta que haga un clic sobre el producto consultado, enseguida se mostrara una ventana con un formulario que contiene los datos del producto ha modificar (Fig. 8.3.2).

Fig. 8.3.1 Tabla cambiar producto

Fig. 8.3.2 Formulario cambiar producto

La imagen muestra el formulario en el cual usted cambiara los datos correspondientes al producto consultado.

A diferencia del formulario de agregar un producto, el formulario para cambiar producto cuenta con la opción de registrar hasta 5 precios del producto, indicando cual es el precio mínimo del producto. Si al momento de facturar se ingresa un precio que este por debajo del mínimo el sistema le indicara que no puede dar ese precio, ya que sobrepasa el mínimo. Además puede registrar el Motivo del cambio del producto, esta modificación se vera reflejado en la sección de Log Inventario.

Para concluir con el cambio de producto solo basta que usted haga un clic sobre el botón de inmediato le mostrara un mensaje de confirmación sobre la modificación al producto que selecciono (Fig. 8.3.4) finalmete para concluir con todo el proceso de cambio de producto solo haga clic en el botón después de esto usted regresara a la pantalla de cambio producto.

Fig. 8.3.4 Mensaje de notificación de cambio producto

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Agregar Entrada

Acceso: Clic en Almacén -> Clic en Agregar Entrada
Agrega un entrada al inventario de lo que compra a sus proveedores mediante facturas, la entrada de producto nuevo o incremento de producto se ve reflejado incrementado en inventario.
Agregar Entrada llega a tener un parecido en funcionalidad y apariencia a la creación de un factura, con la diferencia que es la creación de factura por las compras o entradas de productos que adquiere. Al momento que acceda a esta la pantalla que se muestra a continuación (Fig. 8.4.1) es donde trabajara al momento de agregar una nueva entrada.

Fig. 8.4.1 Pantalla Agregar Entrada

Para su mejor comprensión de como usar esta sección le explicaremos los tres paso para agregar un a entrada, así como aclarar las funcionalidades de todos y cada uno de los componentes que conforman esta sección.

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Folio y Fecha

Folio y fecha es un apartado en el cual usted podrá crear un folio de creación de entrada, expliquemos como crear el folio.
Dirigirse al apartado de Folio y Fecha (Fig. 8.4.2)

Fig. 8.4.2 Pantalla Agregar Entrada

Para agregar el folio solo haga clic en botón de inmediato mostrara una pequeña ventana en la cual se define el numero de folio que llevara agregar entrada (Fig. 8.4.3).

Fig. 8.4.3 Ventana Agregar Entrada

Después de teclear el folio haga clic en el botón , así se concluye con la asignación de folio y podrá notarlo de inmediato.
También existe un botón para definir la fecha, por default marca la fecha con la que esta configurada su maquina, pero aquí puede cambiar la fecha si lo desea, hace un clic en el botón de igual forma que en folio, se muestra una ventana (Fig. 8.4.4) donde definirá la fecha ya sea tecleando la fecha por dd/mm/aa o seleccionando algún día desde un pequeño calendario interactivo.

Fig. 8.4.4 Ventana Cambiar Fecha

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Datos Proveedores

Este apartado tiene la funcionalidad de agregar a un proveedor en la factura mostrando todo sus datos (Fig 8.4.5).

Fig. 8.4.5 Datos Proveedor

Para agregar un proveedor basta con hacer clic en el botón , enseguida se mostrara una pantalla (Fig. 8.4.6), en la cual usted consultara los datos del proveedor para colarlo en la factura.

Fig. 8.4.6 Datos proveedor llenado

Esta búsqueda se hace por medio del nombre completo, exactamente igual al que escribió al momento de darlo de alta o en su defecto puede hacer la búsqueda por RFC para que el sistema le arroje el resultado deseado (Fig. 8.4.7).

Fig. 8.4.7 Datos proveedor llenado

En la imagen nos muestra un ejemplo de como buscar al proveedor por su RFC, sin embargo el RFC esta escrito de forma peculiar, entre mayúsculas y minúsculas y aun así nos muestra el registro que esperamos a pesar de que el RFC contiene entre números y letras, pero las letras están en mayúsculas, esto se debe a que el sistema no hace diferencia entre minúsculas y mayúsculas a la hora de consultar al proveedor.
Finalmente para terminar este paso de agregar datos del proveedor solo haga doble clic sobre el registro consultado del proveedor, después de hacer esto usted podrá notar que el registro se plasma en el sector de Datos Proveedor vera los espacios de Nombre Comercial, Razón Social, RFC, Domicilio Fiscal, Teléfono(s), con los datos correspondientes al proveedor seleccionado (Fig. 8.4.8).

Fig. 8.4.8 Datos proveedor llenado

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Conceptos

En este apartado es donde usted podrá capturar la información de los productos o servicios por los que se esta haciendo la factura (Fig. 8.4.9), puede capturar tantos datos como sean necesarios.

Fig. 8.4.9 Conceptos

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Agregar Concepto

Si desea agregar un concepto nuevo a su factura, debe hacer un clic sobre el botón el cual despliga una ventana que le permite capturar los datos del producto o servicio (Fig. 8.4.8), los campos que aparecen en color rojo el sistema los marca como datos requeridos, es decir que se debe poner forzosamente un valor, de lo contrario el sistema no permitirá almacenar la información ya que es obligatorio que aparezcan en la factura, el resto de los campos son opcionales.

Archivo:Agrega-concepto.png

Fig. 8.4.8 Agregar Concepto

La Cantidad es el número de productos por los que se hará la factura (Fig. 8.4.9). La Unidad se puede escribir directamente, aunque si ya la ha escrito antes el sistema ya la habrá aprendido y si usted escribe indicios de la palabra se desplegará como opción para elegir. El campo IDProducto aparece bloqueado porque es un número que el sistema le asignará cuando sea creado el registro. La Clave es una opción para que usted pueda llevar un control interno de sus productos, si así lo desea o lo requiere. La Descripción que puede ser llamada también Impuesto o Partida es donde van las especificaciones del producto o servicio. En la Nota de Partida usted puede poner una descripción o especificación adicional del producto. El Importe el sistema lo calcula en automático de acuerdo a la Cantidad de productos que se especifiquen y al Precio Unitario. El IEPS (Impuesto Especial de Productos y Servicios) es un dato opcional. Las últimas dos opciones Causa IVA y Causa IVA Retenido puede seleccionarlas o no dependiendo del producto y sus necesidades, éstas opciones aparecen seleccionadas por default.

Fig. 8.4.9 Llenado de Agregar Concepto

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Producto Preestablecido

Se pueden agregar conceptos que se hayan utilizado anteriormente en otras facturas o que hayan sido dados de alta anteriormente. Al hacer clic sobre el botón se despliega una ventana (Fig. 8.4.10) que permite buscar el producto deseado. Si usted escribe palabras clave en el recuadro de la esquina superior izquierda y hace un clic en el botón el sistema le mostrará las datos que coinciden con la Clave o la Descripción del producto.

Fig. 8.4.10 Buscar Concepto Preestablecido

Al identificar el concepto deseado y hacer un clic sobre este registro, se despliega la ventana ventana de Agregar Concepto (Fig. 8.4.11) pero ya con los datos del registro que se ha elegido, esto con el fin de que usted pueda modificar la información del concepto si así lo desea y especificar la cantidad porque este dato aparece en cero. Al terminar la modificación del concepto haga clic sobre el botón para que éste se agregue a la factura.

Fig. 8.4.11 Modificar un concepto Existente

Una vez que se han terminado de agregar los conceptos a la factura usted podrá visualizar todos los productos que se han dado de alta (Fig. 8.4.12), los datos que aparecen aquí son los que el sistema marca como obligatorios cuando se agregan los conceptos, además de la clave si es que esta fue especificada.

Fig. 8.4.12 Captura de Conceptos

En caso de que llegara a equivocarse en algún registro que consultara al momento de ponerlos en la tabla conceptos usted puede borrar ese registro de conceptos de manera muy sencilla, solo basta que haga doble clic en el registro de inmediato se borrara, posteriormente agregara otro o el mismo solo que ya con las correcciones que usted haga al concepto.

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Pago y Cálculos

Después de haber agregado conceptos se debe hacer un calculo de todo lo que vamos a pagar por los productos que adquirimos y es importante saber si va hacer a crédito o en pago inmediato, así como el tipo de pago que se hará al proveedor, estas son los siguientes sectores que necesita saber.

Fig. 8.4.13 Forma de pago

Fig. 8.4.14 Calculo

El primero es pago, es sencillo de deducir de que se trata este sector de agregar entrada, aquí solo se muestran opciones del estado de la factura, si es paga o esta por pagarse, usted seleccionara una de las dos opciones antes mencionadas. Enseguida existe las opciones de pago, constan de tres formas de pago en efectivo, cheque o transferencia, debe seleccionar un de las tres.

El segundo es cálculos, se refiere al importe que se debe pagar al proveedor por los productos adquiridos se divide por un SubTotal, IVA, IVA Retenido, ISR Retenido y por ultimo el Total, recuerde que estos cálculos el sistema se encarga de hacerlo en automático.

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Agregar Indirecto

Fig. 8.4.15

En esta parte de agregar entrada, usted encontrara un botón donde pide agregar indirecto debe hacer clic en el botón para que vea la siguiente ventana (Fig. 8.4.16), en ella llenara el único espacio para indirectos y finalmente presione el botón para agregarlo en la parte que corresponde. Las siguientes partes son importe con letra y nota, importe con letra, básicamente es el total de la entrada de productos comprados descrito en letra.

Fig. 8.4.16 Agregar Indirecto

Finalmente para terminar con el proceso de agregar entrada después de haber llenado los campos necesarios para el registro, debe hacer clic en el botón , con esto ya tiene registrada la entrada y se dará cuenta después que el sistema le confirme con un mensaje (Fig. 8.4.17) para seguir trabajando con el sistema solo haga un clic en el botón .

Fig. 8.4.17 Agregara Entrada Confirmada

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Consulta Entrada

Acceso: Clic en Almacén -> Clic en Consulta Entrada Aquí usted puede buscar la entrada de facturas (Fig. 8.5.1), consta de tres partes, en la parte superior se ubica los campos de búsqueda de la factura, esta búsqueda se hace entre las fechas de inicio y final de la creación de facturas, también se escribe el nombre del cliente a quien se expidió la factura y al final se ingrese el numero de folio de la factura creada, esto para hacer más especifica la búsqueda de facturas.

Fig. 8.5.1 Consulta de Entradas

Después de hacer la búsqueda y localizar la factura a consultar, solo basta que haga doble clic sobre el registro que se muestra en la tabla de consultas, enseguida se muestra una vista previa de la factura, con los siguientes dos opciones Imprimir Cheque e Imprimir Factura.

Fig. 8.5.2 Vista Previa Factura

La imagen (Fig. 8.5.2) muestra lo que es la vista previa de la factura consultada con todos los datos de la compra al proveedor, detallando desde el folio de la factura, los conceptos que fueron

Fig. 8.5.3 Icono para imprimir la Factura

adquiridos y el importe, así como el total de la adquisición, aqui mismo en la vista previa existen dos iconos para la impresión de cheques y de factura (Fig. 8.5.3).

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Log Inventario

Acceso: Clic en Almacén -> Log Inventario Log inventario, es la ultima sección del modulo Almacén, su finalidad de dicha sección es de mostrar la relación de todo los movimientos que se efectuaron en el inventario, el comportamiento del inventario se ve reflejado aquí, desde agregación de un a entrada, asi como sus diferentes movimientos que dicha entrada presente, registrando la fecha en que se aplico algún movimiento (Cancelación, venta, modificación, entrada, etc.), registra de igual forma, al usuario responsable del movimiento. Para hacer la búsqueda en especifico del algún producto que sufrió algún movimiento en el inventario, basta con teclear en la parte superior donde se ubican el buscador y hacer clic en el botón , para que la búsqueda se efectué de manera correcta, se recomienda escribir el nombre completo del producto registrado o en su defecto la clave.

Fig. 8.6.1

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